Senza internet o corrente la cassa funziona lo stesso?

Se salta internet posso fare gli scontrini?

Sì. Il registratore telematico (la cassa che memorizza gli incassi e li invia all’Agenzia delle Entrate) non ha bisogno di internet per battere lo scontrino. La guida dell’Agenzia lo dice in modo esplicito: puoi memorizzare ed emettere i documenti commerciali, cioè gli scontrini, anche se l’apparecchio non è connesso in rete.

La linea serve dopo, per l’invio. Quando fai la chiusura di cassa il registratore prepara da solo il file con gli incassi della giornata, lo sigilla e prova a spedirlo. Se la trasmissione non riesce, le specifiche tecniche prevedono che l’apparecchio ritenti più volte, fino a quando il sistema dell’Agenzia prende in carico il file. Tu intanto continui a emettere gli scontrini.

Entro quanti giorni devo trasmettere i corrispettivi se non c’è linea?

Hai 12 giorni. Le specifiche tecniche dell’Agenzia delle Entrate prevedono che la trasmissione avvenga entro 12 giorni dalla data di memorizzazione dei corrispettivi, che coincide con la data di effettuazione delle operazioni. Una linea che manca per una sera o per un fine settimana, quindi, rientra ampiamente nel termine.

Per chi ha problemi di connessione al momento della chiusura di cassa, la guida dell’Agenzia indica due strade:

• Ricollegare il registratore a internet e lasciare che completi l’invio.
• Caricare il file a mano. Copi il file dei corrispettivi sigillato dal registratore su una memoria esterna, per esempio una chiavetta USB, e lo carichi dal portale “Fatture e Corrispettivi”. Le specifiche tecniche (paragrafo 2.8.1) indicano la voce “Procedure di Emergenza > Assenza di rete” nella sezione “Area Gestore ed Esercente” e precisano che la funzione va usata solo in caso di effettiva necessità. Come si estrae il file dipende dal modello: chiedilo al tuo tecnico.

Se invece la linea funziona e l’invio fallisce lo stesso, il problema è un altro: lo trovi in Il registratore telematico non trasmette i corrispettivi.

Cosa non funziona senza internet?

Lo scontrino esce, ma intorno alla cassa possono fermarsi gli strumenti che hanno bisogno della rete. Quali, dipende da modelli, contratti e da come è fatto il tuo impianto: qui sotto trovi le domande da fare a chi te li ha forniti, prima che serva.

• POS. Chiedi a chi te lo ha fornito come si collega il tuo terminale (rete del locale, SIM propria o entrambe) e cosa succede ai pagamenti quando la connessione manca.
• Gestionale in cloud. Alcuni programmi hanno una modalità offline che tiene in piedi la vendita, altri no: chiedilo al tuo fornitore.
• Comande su palmari e tablet. Dipende da come è costruito il sistema: fatti spiegare dal fornitore se le comande hanno bisogno di internet o solo della rete interna del locale.
• Documento commerciale online. È la procedura web gratuita dell’Agenzia, alternativa al registratore telematico. La guida dell’Agenzia avverte che, a differenza del registratore, richiede una connessione di rete attiva nel momento in cui generi il documento. Senza rete non puoi usarla.

Se manca la corrente la cassa funziona?

Dipende dal modello. Un registratore alimentato solo dalla presa si spegne. Un registratore con batteria continua a lavorare finché ha carica, e una cassa da banco può restare accesa se è collegata a un gruppo di continuità adeguato.

Sui dati già registrati le specifiche tecniche dell’Agenzia danno due garanzie: i dati di ogni operazione sono scritti in una memoria permanente (il giornale di fondo elettronico) e, in assenza di alimentazione elettrica esterna, una batteria tampone garantisce il mantenimento dei dati contenuti nella memoria di lavoro.

Le stesse specifiche (paragrafo 2.11) prevedono che, se la cassa si spegne senza che sia stata fatta la chiusura giornaliera, alla prima riaccensione esegua come prima operazione la chiusura della giornata rimasta aperta, con la data di quella giornata.

Ricorda che un blackout spegne anche il router e gli altri apparecchi collegati alla presa. Quindi, salvo che tu abbia una riserva, quando manca la corrente manca anche la linea del locale.

Cosa faccio se la cassa è spenta e non posso emettere lo scontrino?

Qui serve una premessa onesta: nella guida e nelle specifiche tecniche dell’Agenzia delle Entrate, citate in fondo, non c’è una procedura dedicata alla mancanza di corrente. Quello che i documenti disciplinano è il mancato o irregolare funzionamento del registratore.

Per quel caso le specifiche tecniche (paragrafo 2.8.2) richiamano il punto 5 del provvedimento del 28 ottobre 2016: «in caso di mancato o irregolare funzionamento, per qualsiasi motivo, del Registratore Telematico», l’esercente richiede tempestivamente l’intervento di un tecnico abilitato e, fino al ripristino o finché non si dota di un altro registratore in servizio, annota i dati dei corrispettivi delle singole operazioni giornaliere su un apposito registro, che può essere tenuto anche in modalità informatica.

Sempre secondo le specifiche, la funzione del portale per inserire a mano i corrispettivi (“Procedure di Emergenza > Dispositivo Fuori Servizio”) è pensata per i dispositivi con malfunzionamenti e si può usare solo dopo aver comunicato al sistema lo stato di “fuori servizio” del registratore.

Come mi preparo a un blackout o a una linea che cade?

Questi sono consigli pratici, non obblighi. Conviene sistemarli in un giorno tranquillo e verificarli con chi ti ha fornito gli apparecchi, perché non tutti i modelli si comportano allo stesso modo.

• Una connessione di riserva. Per esempio un router 4G con una SIM dati oppure l’hotspot del telefono. Chiedi al tecnico se il tuo registratore può collegarsi e fai una prova: scoprire durante il servizio che non si aggancia non aiuta.
• Un gruppo di continuità (UPS). È una batteria che si mette tra la presa e gli apparecchi per tenerli accesi quando manca la corrente. L’autonomia dipende dalla capacità e da quanto ci attacchi: fatti consigliare su quale scegliere e cosa collegarci.
• Un modo per incassare con la carta. Chiedi al fornitore del POS se il tuo terminale ha batteria e connessione mobile, o se esiste un modello che le ha.
• Una procedura scritta per il personale. Un foglio vicino alla cassa con le istruzioni concordate con il commercialista, come attivare la connessione di riserva e chi chiamare.

Chi lavora spesso senza presa, come al mercato o in un chiosco, può partire da un registratore con batteria: trovi due esempi tra le soluzioni per ambulanti. Per le attività aperte pochi mesi all’anno c’è una guida dedicata: Registratore di cassa stagionale: chiusura e riapertura.

Se sei in Trentino e vuoi valutare cassa e POS adatti a come lavori, scrivi a Mifro indicando i modelli che usi.