A cura di Mifro S.a.s. · Ultima verifica delle fonti:
In breve
Se il registratore telematico si guasta puoi continuare a lavorare. Devi chiedere subito l’intervento di un tecnico abilitato, comunicare all’Agenzia delle Entrate lo stato «fuori servizio» dell’apparecchio dal portale Fatture e Corrispettivi e annotare ogni incasso su un registro di emergenza, anche in Excel, finché la cassa non è riparata o sostituita. Lo prevedono il punto 5 del provvedimento del 28 ottobre 2016 e le sue specifiche tecniche.
Posso continuare a vendere se il registratore di cassa è rotto?
Sì: la norma prevede come continuare a registrare gli incassi. Il punto 5 del provvedimento dell’Agenzia delle Entrate n. 182017 del 28 ottobre 2016 dice che, se il registratore telematico (la cassa che memorizza gli incassi e li invia all’Agenzia) non funziona o funziona male «per qualsiasi motivo», l’esercente richiede tempestivamente l’intervento di un tecnico abilitato e, finché l’apparecchio non è riparato o sostituito da un altro in servizio, annota i corrispettivi delle singole operazioni giornaliere su un apposito registro, che può essere tenuto anche in formato informatico.
A questi due adempimenti se ne aggiunge un terzo, indicato dalle specifiche tecniche e dalla risposta n. 247 del 6 maggio 2022 dell’Agenzia: l’apparecchio va messo nello stato «fuori servizio». Nella stessa risposta, data a un’azienda della grande distribuzione, l’Agenzia ha chiarito che, se fai queste tre cose e l’IVA è liquidata correttamente, non si applicano le sanzioni per omessa memorizzazione o trasmissione dei corrispettivi, salvo altre violazioni specifiche.
Cosa fare subito, in ordine
La norma chiede di muoversi «tempestivamente», senza fissare un termine in ore o giorni: il nostro consiglio è di fare tutto il giorno stesso. I passi 2, 3 e 4 sono quelli indicati dall’Agenzia; il primo e l’ultimo sono consigli pratici.
- Segna l’ora e fotografa il messaggio di errore. Non aprire l’apparecchio: è protetto da un sigillo fiscale che, secondo le specifiche tecniche, può essere rimosso solo dai tecnici abilitati e dagli organi di controllo.
- Chiama l’assistenza e chiedi l’intervento di un tecnico abilitato. Ti consigliamo di mandare anche una mail o un messaggio, così ti resta traccia della data e dell’ora della richiesta.
- Comunica il «fuori servizio». Si fa dal portale Fatture e Corrispettivi oppure, se il modello le prevede, con le funzioni della cassa stessa. La guida dell’Agenzia del maggio 2020 indica questo percorso: «vai a Corrispettivi → Gestore ed esercente → Ricerca dispositivo», poi si seleziona la cassa e, dalla pagina «Dettaglio dispositivo», si usa la funzione «Cambio Stato». Le voci del portale possono essere cambiate da allora: se non le trovi, chiedi al tecnico o al commercialista. Può fare la comunicazione anche un intermediario delegato, come il commercialista.
- Apri il registro di emergenza. Da questo momento annota i corrispettivi di ogni singola vendita. La norma non elenca le colonne: ti consigliamo di segnare data, ora, importo e aliquota IVA.
- Avvisa il commercialista, perché i corrispettivi annotati a mano devono entrare correttamente nella liquidazione dell’IVA.
Le specifiche tecniche prevedono che alcuni guasti (per esempio quelli della memoria permanente) vengano segnalati all’Agenzia dalla cassa stessa, e che il sistema dell’Agenzia la metta da solo in «fuori servizio». Non darlo per scontato: controlla lo stato. Il QR code applicato sulla cassa rimanda a una pagina dell’Agenzia con i dati aggiornati dell’apparecchio: secondo la guida dell’Agenzia, è lì che clienti e verificatori vedono che il registratore è fuori servizio.
Come si tiene il registro di emergenza?
Il registro di emergenza è un elenco delle vendite fatte mentre la cassa è ferma. Il provvedimento non indica un modello: chiede che riporti i corrispettivi delle singole operazioni giornaliere e ammette anche la forma informatica; la guida dell’Agenzia fa l’esempio di un file Word o Excel. Puoi quindi tenerlo su carta o su file.
Scrivi una riga per ogni vendita, non il totale di fine giornata. Ti consigliamo di separare gli importi per aliquota IVA: la procedura di emergenza del portale chiede i totali giornalieri divisi per aliquota, se deciderai di trasmetterli. Ti consigliamo anche di conservare il registro insieme alla contabilità e alla traccia della richiesta di intervento; su come e per quanto tempo conservarlo chiedi al commercialista.
Posso usare il «Documento commerciale online» mentre la cassa è guasta?
Le regole sul guasto non lo indicano tra i rimedi: il provvedimento e le specifiche tecniche parlano solo del registro di emergenza e di un altro registratore in servizio. Il «Documento commerciale online» è la procedura web gratuita dell’Agenzia, dentro il portale Fatture e Corrispettivi, utilizzabile anche da dispositivi mobili. L’Agenzia ammette che lo stesso esercente usi sia il registratore sia la procedura web (l’esempio che fa è il personale che lavora fuori dal punto vendita) e spiega che il suo sistema somma i corrispettivi arrivati dai due canali.
L’Agenzia ricorda anche i limiti: a differenza del registratore, la procedura web richiede la connessione nel momento stesso dell’operazione e, secondo l’Agenzia, si adatta di più a chi ha tempo di compilare il documento a mano. Non abbiamo trovato un documento dell’Agenzia che la indichi come soluzione per i giorni di guasto: se pensi di usarla, chiedi prima al tuo commercialista come gestire quelle vendite. In ogni caso restano fermi la chiamata al tecnico e il «fuori servizio».
| Soluzione | Quando conviene | A cosa fare attenzione |
|---|---|---|
| Registro di emergenza | È la regola prevista dal provvedimento | Una riga per ogni vendita, dal primo incasso dopo il guasto |
| Altro registratore in servizio | Se nel punto vendita hai una seconda cassa regolarmente in servizio | Quella guasta va comunque messa «fuori servizio» e riparata |
| Fattura | Quando documenti la vendita con fattura | Per la risposta n. 247/2022 l’operazione fatturata non ha bisogno del registro di emergenza |
Cosa succede quando la cassa torna a funzionare?
Per rimetterla «in servizio» non devi fare nulla sul portale: alla prima trasmissione riuscita, cioè con l’invio della prima chiusura giornaliera, il sistema dell’Agenzia riporta da solo l’apparecchio da «fuori servizio» a «in servizio». Lo dicono sia le specifiche tecniche sia la guida dell’Agenzia.
Restano gli incassi annotati sul registro. Puoi trasmetterli dal portale con la funzione che la guida dell’Agenzia indica come «vai a Corrispettivi → Gestore ed esercente → Procedure di emergenza → Dispositivo fuori servizio», inserendo i totali giornalieri divisi per aliquota IVA. Secondo la risposta n. 247/2022 questa trasmissione è facoltativa se il registro di emergenza è tenuto correttamente; l’IVA su quegli incassi va liquidata in ogni caso. Le specifiche tecniche precisano che la funzione accetta i corrispettivi solo per le date in cui per quella cassa era stato dichiarato il «fuori servizio»: è un altro motivo per comunicare lo stato senza aspettare.
Conviene riparare il registratore o sostituirlo?
Dipende dal tipo di guasto, dall’età dell’apparecchio e da quanto ti costa restare fermo: non c’è una regola fiscale che lo decida per te. Fatti dare dal tecnico una diagnosi e un preventivo prima di decidere. Ecco le domande che ti consigliamo di fare.
- Che cosa si è rotto. Chiedi al tecnico quale componente è guasto e se si può riparare sul tuo modello. Un caso è regolato dalle specifiche tecniche: se va sostituita la memoria permanente di riepilogo (dove la cassa conserva i dati fiscali), l’operazione spetta al fabbricante, che assegna al registratore un nuovo numero di matricola, mentre la vecchia matricola va dismessa.
- Età e ricambi. Chiedi se per il tuo modello i ricambi e gli aggiornamenti software sono ancora disponibili.
- Tempi. Chiedi quanto durerà la riparazione: nel frattempo dovrai tenere il registro a mano, e in alta stagione può pesare.
- Come lavori oggi. Se la cassa ti stava già stretta, il guasto è l’occasione per valutare un modello diverso, anche a noleggio: vedi noleggio o acquisto del registratore di cassa.
Se sostituisci la cassa, le specifiche tecniche chiedono di aggiornare tempestivamente lo stato di quella vecchia sul sito dell’Agenzia: in caso di dismissione la comunicazione può farla anche il tecnico abilitato dalle funzioni dell’apparecchio. La nuova va attivata: sempre secondo le specifiche, l’attivazione la esegue il tecnico abilitato, che associa il registratore alla tua partita IVA. A lui devi comunicare la partita IVA e la data di messa in servizio.
Come ridurre il rischio di restare senza cassa?
Non si può escludere il guasto, ma ci si può preparare. Questi sono consigli pratici, non obblighi: servono a non farsi trovare impreparati se la cassa si ferma nel momento peggiore, come il sabato dei mercatini, la settimana di Ferragosto o la domenica in rifugio.
- Assistenza concordata. Chiedi al fornitore cosa copre il contratto, in quali orari e se prevede un apparecchio sostitutivo durante la riparazione.
- Registro pronto. Tieni nel cassetto un quaderno o un file già impostato con le colonne giuste.
- Accesso al portale provato. Verifica oggi di riuscire a entrare in Fatture e Corrispettivi, o che il commercialista abbia la delega.
- Numero dell’assistenza a portata di mano, insieme alla matricola della cassa.
Se lavori in Trentino, Mifro si occupa di assistenza su registratori di cassa, da remoto o sul posto nelle zone servite.